در این مقاله قصد داریم به برخی از مهم‌ترین سوالاتی که یک مدیر داروخانه باید درباره‌ی مدیریت پرسنل داروخانه خود به آنها پاسخ بدهد را بررسی کنیم. پس به ترتیب به موضوعات زیر میپردازیم:
- معرفی کلی مدیریت پرسنل در داروخانه و وظایف شما به عنوان مدیر داروخانه
- موضوعات مربوط به استخدام و تامین پرسنل داروخانه
- مباحث مرتبط با نگهداری پرسنل و مدیریت عملکرد آنها
- موضوعات مربوط به ارتباط با پرسنل
تعریف مدیریت پرسنل داروخانه چیست و وظایف مدیر داروخانه
اگر بخواهیم یک تعریف مفهومی از “مدیریت پرسنل داروخانه” داشته باشیم، می‌توانیم آن را به صورت زیر بیان کنیم:
“مدیریت پرسنل داروخانه” قرار است کمک کند تا داروخانه، در افق زمانی بلند مدت، با کمترین هزینه، حداکثر کارایی را از کارکنان برای حرکت در راستای اهداف داروخانه، کسب کند.
در این تعریف، با 4 عبارت مهم رو به رو هستیم.
- افق زمانی بلند مدت: اگر این عبارت را از تعریف حذف کنیم، عملا نقش شما را در حد سرکارگرهای ساختمانی پایین آورده‌ایم. یک سرکارگر نیز به دنبال انجام کار با کمترین هزینه و حداکثر کارایی برای رسیدن به اهداف خودش می‌باشد. اما شما به عنوان مدیر یک کسب و کار (داروخانه) به دنبال این هستید که به صورت طولانی مدت و مداوم به اهداف خودتان دست پیدا کنید.
- کمترین هزینه: هنر شما به عنوان مدیر داروخانه این است که بتوانید هزینه‌های خود را به حداقل برسانید.
- حداکثر کارایی: اگر این عبارت را به تنهایی استفاده کنیم، نگاهی فیزیکی و غیرانسانی به پرسنل داروخانه داریم. اما وقتی می‌گوییم ایجاد حداکثر کارایی در بلند مدت، به ناچار باید جنبه‌های انسانی را نیز لحاظ کنیم.
- اهداف داروخانه: اگر شما به عنوان مدیر داروخانه نتوانید اهداف را به خوبی تعریف کنید و پرسنل را به سمت آن راهنمایی کنید، هرچقدر هم که بقیه موارد به درستی انجام شوند، اما در نهایت به نتیجه‌ی مطلوب خودتان نخواهید رسید.
اما وظایف شما به عنوان مدیر داروخانه در مورد مدیریت پرسنل داروخانه چه مواردی هستند؟
- برنامه‌ریزی و سازماندهی کارمندان: تخصیص وظایف به کارمندان، حضور و غیاب، تعیین ساعات کاری و مدیریت تعداد کارمندان مورد نیاز بر اساس نیازهای داروخانه.
- ارتقاء و بهبود عملکرد پرسنل: ارائه آموزش‌های به روز و افزایش دانش و مهارت‌های کارمندان برای بهبود خدمات به مشتریان.
- مدیریت ارتقاء و انگیزه پرسنل: ترغیب و پاداش کارکنان برای بهبود عملکرد، حفظ انگیزه و رضایت آنها، و حل اختلافات و مشکلات مرتبط با پرسنل.
- ایجاد یک فضای کاری موثر: ایجاد محیطی که از نظر امنیتی، بهداشتی و آرامش جانبازان و مواجهه با مسائل و مشکلات احتمالی پرسنل، و همچنین ایجاد فضایی مناسب برای همکاری و انسجام در کار مورد توجه قرار می‌گیرد.
- مدیریت عملکرد پرسنل: ارزیابی عملکرد پرسنل، ارائه بازخورد بهبودی و توصیه‌ها برای بهبود عملکرد کارمندان و جلب همکاری آنها برای رسیدن به اهداف داروخانه.
- حل اختلافات و سازماندهی مشکلات مربوط به پرسنل: رفع اختلافات و مشکلات مربوط به پرسنل، مدیریت سوء رفتارها و انضباط در محیط کاری و اعمال تدابیر تربیتی لازم.
- ایجاد ارتباط موثر با پرسنل: ارتقاء ارتباطات مثبت با پرسنل، گوش به مشکلات و نیازهای آنها، و ایجاد احساس ارتباط و همبستگی در میان تیم کاری
7 نکته که باید درباره استخدام پرسنل داروخانه به آن توجه کنیم
- تعیین شرح شغلی پیش از استخدام: ابتدا برای خودتان مشخص کنید که چرا به یک نیروی جدید احتیاج دارید و برای انجام چه کارهایی قصد دارید او را استخدام کنید.
- توجه به مهارت‌ها و توانایی افراد: با توجه به شرح شغلی که در نکته‌ی قبل آماده کردید، چه مهارت‌هایی برای شما مناسب هستند؟
- توجه به سابقه کاری: یکی دیگر از نکاتی که حتما باید به آن توجه کنید، سابقه کاری نیرویی هست که قصد دارید او را استخدام کنید. آیا این نیرو قبلا در داروخانه‌ی دیگری مشغول به کار بوده است؟ چه فعالیت‌هایی را در آن داروخانه انجام داده است؟ چرا از محل کار قبلی خود خارج شده است؟
- توجه به شخصیت افراد: نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که آیا شرح شغلی مورد نظر شما با آن فرد سازگار است؟ آیا شخصیت آن فرد با محیط داروخانه‌ی شما و نوع روابطی که میان سایر پرسنل وجود دارد، هم‌خوانی دارد؟
- مصاحبه کنید: به هیچ‌وجه مرحله‌ی مصاحبه را حذف نکنید. متاسفانه برخی از مدیران داروخانه به دلیل آشنایی قبلی با فرد یا معرفی شدن آن توسط دیگران، مرحله‌ی مصاحبه را حذف می‌کنند.
- بررسی توانایی انجام کار گروهی: فعالیت در داروخانه یک کار گروهی است. زمان های مختلفی در داروخانه ایجاد می‌شود که اگر پرسنل نتوانند با یکدیگر همکاری کنند، داروخانه دچار هرج و مرج می‌شود.
- ارائه توضیحات کامل در مورد مسائل مالی و بیمه: پیش از اینکه یک فرد در داروخانه‌ی شما مشغول به کار شود، درباره‌ی مزایا، پاداش‌ها، حقوق و بیمه با او صحبت کنید و این موضوع را کاملا شفاف کنید.
چگونه از خروج کارکنان داروخانه جلوگیری کنیم و بهترین نیروهای خود را حفظ کنیم؟
در یک سال گذشته، این موضوع به یکی از مهم‌ترین چالش‌های یک داروخانه تبدیل شده است. متاسفانه بسیاری از مدیران داروخانه پس از اینکه با این چالش رو به رو شدند، به فکر راه‌حل میفتند. باید توجه کنیم که محیط داروخانه یک محیط تنش زا و تکراری شونده است و باید از قبل به فکر راه‌هایی باشیم تا پرسنل خود را راضی و خوشحال نگهداریم تا هم مدت زمان حضور آنها را افزایش دهیم و هم بهره‌وری آنها را افزایش دهیم. برخی از این کارها شامل موارد زیر می‌باشد:
- ایجاد یک محیط کاری مثبت: ایجاد فضای کاری آرام، حمایت گرانه، انگیزشی و حاکم بر انضباط، که باعث افزایش رضایت و انگیزه کارمندان برای بقاء در داروخانه می‌شود.
- ارائه فرصت‌های ارتقا و توسعه: ارائه فرصت‌های آموزشی، رشد حرفه‌ای و توسعه مهارت‌ها برای افزایش انگیزه و تعهد کارمندان به داروخانه.
- پاداش و ترغیب مناسب: ارائه پاداش‌ها، اعلام تقدیر و تشویق به دستاوردهای کارمندان برای افزایش میزان رضایت و انگیزه آنها.
- برنامه‌ریزی شغلی مناسب: تعیین وظایف و مسئولیت‌های روشن و مناسب برای هر کارمند به گونه‌ای که احساس تعهد و ارزشمندی نقش خود را در سازمان ببینند.
- شناخت نیازها و تلاش برای تامین آنها: شناخت نیازها و آرزوهای کارمندان و سعی در برطرف کردن آنها به نحوی که ارتباط مثبت و بازدهی بالاتر ایجاد شود.
- مدیریت ارتباطات موثر: ارتقاء ارتباطات مثبت و سازنده با کارمندان، گوش به مشکلات و نیازهای آنها و ایجاد ارتباطات و روابط قوی برای حفظ کارکنان.
چگونه به عنوان مدیر با پرسنل داروخانه برخورد کنیم؟
در ارتباط با مدیریت پرسنل داروخانه باید سعی کنید به چند ویژگی اساسی توجه کنید:
- اعتماد: نخستین ویژگی‌ای که باید در میان پرسنل داروخانه خود ایجاد کنید، “اعتماد” است.
- احترام: در داروخانه‌هایی که میان پرسنل احترام برقرار است، کارکنان برای نظرات و اعمال یکدیگر ارزش قائل هستند و همیشه سعی می‌کنند تا تلاش‌های یکدیگر را بیهوده نکنند.
- خودآگاهی: در مقابله با پرسنل سعی کنید که همیشه احساسات خود را کنترل کنید و پاسخ‌های از پیش فکر شده داشته باشید. اجازه ندهید تا عصبانیت یا ناراحتی، نقاط ضعف شما را پیش پرسنل نمایان کند.
- پذیرش: نه تنها افراد و نظرات متنوع را بپذیرید، بلکه از آنها استقبال کنید. این نظرات اگر به درستی استفاده شوند، می‌توانند به رشد داروخانه شما کمک کنند.
چگونه عملکرد پرسنل داروخانه خود را بسنجیم؟
در این بخش سعی داریم چند روش و ابزار مختلف را برای ارزیابی پرسنل به شما معرفی کنیم. با توجه به محیط داروخانه سعی کنید از روش مناسب برای مدیریت پرسنل خودتان استفاده کنید:
- تعیین شاخص‌های عملکرد: مشخص کردن شاخص‌های کلیدی عملکرد برای هر پست و موقعیت شغلی در داروخانه، مثل تعداد فروش، رضایت مشتری، میزان خطاها و غیره.
- ارزیابی روزمره: مشاهده و بررسی عملکرد پرسنل در طول زمان به صورت روزانه یا هفتگی و راهنمایی آنها برای بهبود عملکرد.
- مصاحبه‌های ارزیابی پرسنل: برگزاری مصاحبه‌های ارزیابی دوره‌ای با پرسنل برای بررسی عملکرد، تعیین موضوعات بهبودی و تعیین اهداف جدید.
- اعمال پاداش و ترغیب: اعمال پاداش‌ها و ترغیب‌های مالی و غیرمالی برای پرسنل با عملکرد برتر و ارائه بازخورد قابل قبول مرتبط با عملکرد ضعیف.
- برگزاری جلسات بازخورد: برگزاری جلسات بازخورد منظم با پرسنل برای بحث در مورد عملکردشان، تشویق به پیشرفت و ارائه پیشنهادات بهبودی.
جمع بندی مقاله به همراه توصیه‌های تیم NeuroBI
مدیریت پرسنل یکی از مهم‌ترین و اثرگذارترین وظایف هر مدیر داروخانه است. اگر نتوانید پرسنل با تجربه و تلاشگر خودتان را حفظ کنید، داروخانه‌های بسیاری هستند که می‌توانند آنها را استخدام کنند.
اجازه ندهید رعایت نکردن چند نکته باعث شود که با بحران کمبود یا نبود نیرو مواجه شوید.
