اگر به تازگی داروخانه تاسیس کرده اید، یا اخیراْ نقش مدیریت داروخانه را پذیرفته اید، انبارداری و انبارگردانی داروخانه، یکی از چالش هایی خواهد بود که به آن برمیخورید و از اصول اولیه کار شماست. تمام کسب و کارهایی که با کالای مصرفی مدت دار و دارای تاریخ انقضا، سروکار دارند، با چالش های مدیریت انبار روبه رو هستند و داروخانه نیز از این قاعده مستثنی نیست.مدیریت انبار در داروخانه شامل فعالیت‌های مختلفی می‌شود که هدف آن بهینه‌سازی موجودی‌ها، کاهش هدررفت‌ها، افزایش بهره‌وری و ارتقای سطح خدمات به مشتریان است.
انبارداری در بیشتر داروخانه هایی که به مدل سنتی اداره می شوند، تنها محدود به نظارت بر تاریخ انقضای محصولات است و از این مسئله فراتر نرفته است. این در حالی است که انبارگردانی بهینه می تواند بر مصرف سریعتر و بهبود فرآیند خرید و همچنین مدیریت دورریز تاثیر بسزایی داشته باشد.
معایب انبارداری سنتی در داروخانه می‌تواند به شکل‌های مختلفی بر فرآیندها تأثیر منفی بگذارد. یکی از این معایب، هزینه‌های اضافی و زیاد برای نگهداری و مدیریت انبار داروخانه است. در انبارداری سنتی، اغلب از سیستم‌های دستی برای نگهداری و انتقال مواد استفاده می‌شود که نیاز به زمان و نیروی انسانی بیشتر دارد و هزینه‌های اجرایی را افزایش می‌دهد.
علاوه بر این، انبارداری سنتی ممکن است باعث ایجاد اشکالات در مدیریت موجودی شود. فرآیندهای دستی و عدم استفاده از سیستم‌های اتوماتیک ممکن است باعث اشتباهات در ثبت و نگهداری موجودی شود که موجب افزایش هزینه‌ها و کاهش بهره‌وری داروخانه می‌شود. همچنین، انبارداری سنتی ممکن است باعث تاخیرها و افزایش زمان تحویل مواد به مشتریان شود. فرآیندهای دستی و نامنظم می‌تواند باعث ایجاد جریان کار ناسازگار و افزایش زمان تحویل محصولات شود که موجب نارضایتی مشتریان و از دست دادن فرصت‌های تجاری می‌شود.
بنابراین، محدودیت‌ها و معایب انبارداری سنتی در داروخانه باعث افزایش هزینه‌ها، کاهش بهره‌وری، اشکالات در مدیریت موجودی و تاخیرها در تحویل مواد می‌شود. بهبود فرآیند انبارداری و استفاده از سیستم‌های مدرن می‌تواند این معایب را کاهش دهد و عملکرد انبارداری را بهبود بخشد.
ما در این مقاله قصد داریم تا شما را به کمک گام هایی ساده در مسیر مدیریت انبار داروخانه راهنمایی کنیم. با ما همراه باشید.
1.سازماندهی درست ساختار انبار داروخانه
سازماندهی صحیح انبار در داروخانه یکی از عوامل اساسی برای بهره‌وری و بهینه‌سازی عملکرد انبار محسوب می‌شود. سازماندهی مناسب انبار باید شامل ترتیب و نظم دادن به انبار، تقسیم بندی منطقی داروها و مواد دارویی استفاده از سیستم‌های مدرن برای ثبت و نگهداری موجودی، برچسب‌گذاری دقیق، و استفاده از متدهای جلوگیری از اختلالات و دزدی مواد باشد.
سازماندهی صحیح انبار در داروخانه به مدیران امکان می‌دهد تا بهبودی در اجرای فرآیندها، کاهش اشکالات و خطاها، و افزایش بهره‌وری آنبار داشته باشند. این سازماندهی باعث می‌شود که پرسنل انبار به طرز بهتری بتوانند مواد را جستجو و در دسترس قرار دهند، زمان نیاز برای پیدا کردن مواد را کاهش دهند و از هدررفت مواد جلوگیری کنند.
سازماندهی انبار باعث بهبود کیفیت خدمات و افزایش رضایت مشتریان نیز می‌شود. این به این معناست که مواد به موقع و به شکل صحیح به مشتریان تحویل داده می‌شود و نیازمندی‌های آن‌ها به درستی تامین می‌شود. علاوه بر این، سازماندهی درست انبار به کاهش هزینه‌ها، بهبود مدیریت موجودی، و افزایش سرعت مراحل انبارداری و تحویل مواد به مشتریان کمک میکند.
به طور کلی، سازماندهی صحیح انبار در داروخانه نقش بسیار مهمی در مدیریت انبار داروخانه دارد و بهبود فرایندهای انبارگردانی، بهره‌وری، کیفیت خدمات و انطباق با نیازهای مشتریان را تضمین میکند.
حتما بخوانید : آخرین قوانین تاسیس داروخانه به همراه 10 مرحله آن
2.اعداد با شما صحبت می کنند!
آیا از آمار دقیق فروش هر دارو در داروخانه خود و میزان موجود در انبار، اطلاع دارید؟ در بسیاری از موارد نرم افزارهای مدیریت داده در داروخانه می توانند با اتصال به سیستم های حسابداری شما، این بازخورد ها را در اختیار شما قرار دهند.همچنین استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریت انبار تخصصی می‌تواند به بهبود عملکرد و بهره‌وری کمک کند. این نرم‌افزارها قابلیت‌هایی از قبیل پیگیری موجودی، پیش‌بینی نیاز، کنترل تاریخ انقضا و ارتباط بین انبار و سایر بخش‌های داروخانه را فراهم میکنند.آنالیز فروش در مدیریت انبار داروخانه نقش بسیار مهمی ایفا میکند.
این فرایند به مدیران و مسئولان انبار امکان می‌دهد تا با بررسی دقیق داده‌های فروش از مدت‌های مختلف، الگوهای خرید و مصرف مواد را شناسایی کنند و تصمیم‌گیری‌های بهینه‌تری برای مدیریت موجودی انبار انجام دهند. با آنالیز داده‌های فروش، می‌توان به بهبود پیش‌بینی نیازمندی‌ها، بهینه‌سازی سطح موجودی، کاهش هزینه‌ها و بهبود خدمات به مشتریان دست یافت. همچنین، این اطلاعات می‌تواند در برنامه‌ریزی ارتباط با تأمین‌کنندگان و تصمیم‌گیری‌های مربوط به تخصیص منابع نیز مؤثر باشد. آنالیز فروش در مدیریت انبار داروخانه بهبود عملکرد کلی، کاهش هدررفت و افزایش بهره‌وری را ایجاد میکند و به بهبود عملکرد اقتصادی و خدمات داروخانه کمک میکند.
همیشه از این خروجی ها و اعداد استفاده کنید و روزانه آن ها را بررسی کنید. شاید تصور کنید به صورت شهودی می توانید حدس بزنید. اما در بسیاری از موارد با دیدن میزان باقی مانده کالاهایی که فکرش را نمی کنید غافلگیر خواهید شد!
3.خرید بهینه بیشترین تاثیر را دارد
خرید بهینه دارو از شرکت‌های دارویی توسط داروخانه یکی از جنبه‌های حیاتی مدیریت داروخانه است. برنامه‌ریزی ارتباطی مؤثر با شرکت‌های دارویی، بررسی نیازهای مشتری، نظارت بر کیفیت داروها و دنبال کردن تغییرات در بازار از جمله عوامل مهم در خرید بهینه دارو محسوب می‌شود.
همچنین، بررسی رقابت قیمتی، ارزیابی تأمین کنندگان، تشکیل قراردادها و مذاکره خوب با نمیاندگان فروش نیز نقش حیاتی در این فرآیند دارد. خرید بهینه دارو باعث کاهش هزینه‌ها، بهبود موجودی و ارتقاء خدمات به بیماران می‌شود. پس از اهمیت بالایی برخوردار است که بدون آن، عملکرد درمانی و مدیریتی داروخانه ممکن است تحت تأثیر قرار گیرد.
یک دانشمند ایتالیایی به نام پارتو، در قرن بیستم، و با مشاهده توزیع ثروت در کشور خود، نظریه یا اصل پارتو را مطرح کرد:« ۸۰ ٪ نتایج در اثر ۲۰٪ تلاش ها به دست میاید». اگر این موضوع را به داروخانه و سیستم مدیریت انبار و خرید و فروش آن تعمیم بدهیم، بنابراین روشن است که ۸۰ ٪ فروش شما، تنها از ۲۰٪ داروهایی که خریداری می کنید، حاصل می شوند.
با مدیریت بهینه داده ها و توجه به پرفروش ترین یا کم فروش ترین کالاهای دارویی، آرایشی و بهداشتی، می توانید خرید بهتری داشته باشید و حتی به طور غیرمستقیم مدیریت دورریز را به شکل کارآمد تری تجربه کنید.
4.پرسنل آموزش دیده
در بسیاری از موارد پرسنل داروخانه از اهمیت شرایط انبار و تاثیر آن در اثربخشی و ایمنی نهایی دارو برای بیماران اطلاع ندارند یا در این باره به خوبی توجیه نشده اند که می تواند باعث ضرر و زیان قابل توجهی شود. مثلاْ داروهای بسیاری هستند که حتی برای انبارگردانی نباید مدت زیادی در شرایطی غیر از سرمای ۲-۸ درجه بمانند. یا داروهایی که در شیشه های تیره رنگ بسته بندی شده اند، به نور و گرما حساسند و دلیل بسته بندی آن ها به این صورت، همین است بنابراین نباید زیر نور مستقیم مستقیم قرار داده شوند. آموزش پرسنل برای انبارداری در داروخانه یکی از عناصر اساسی برای بهبود عملکرد و بهره‌وری انبار محسوب می‌شود. آموزش پرسنل انبارداری، شامل انتقال دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت بهتر مواد و داروها در انبار است که به گسترش توانمندی‌ها و توانایی‌های پرسنل کمک میکند.
یکی از اهمیت‌های اصلی آموزش پرسنل برای انبارداری، افزایش دقت و کیفیت در انجام فعالیت‌های انبارداری است. افرادی که آموزش کافی را دریافت کرده‌اند، می‌توانند مواد را به دقت و صحیح در انبار مدیریت کرده و از وقوع خطاها و نواقص جلوگیری کنند. این امر منجر به کاهش هدررفت مواد، افزایش دقت در جستجوی مواد و بهبود سرویس به مشتریان می‌شود.
آموزش پرسنل برای انبارداری، به ارتقاء سطح تخصص و مهارت‌های پرسنل کمک میکند. با داشتن دانش فنی و تخصصی، پرسنل می‌توانند از تکنیک‌ها و روش‌های به‌روز برای مدیریت موجودی، مرتب‌سازی انبار و اجرای فرآیندهای بهینه استفاده کنند. این امر بازدهی و کارایی انبار را افزایش می‌دهد و بهبود فرآیندهای انبارداری را تضمین میکند.
همچنین، آموزش پرسنل برای انبارداری به پرسنل این اطمینان را می‌دهد که به روزند و با قوانین و مقررات بهداشتی و ایمنی آشنا هستند. آگاهی از مسائل مربوط به ایمنی و بهداشت در انبار از جمله اهمیت‌های آموزش برای پرسنل انبار می‌باشد که می‌تواند به کاهش حوادث و ریسک‌های مربوط به سلامت کمک کند.
بنابراین، آموزش پرسنل برای انبارداری در داروخانه به بهبود کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌ها، ارتقاء بهره‌وری و ایجاد محیط کاری امن و بهینه کمک میکند. سرمایه‌گذاری در آموزش پرسنل انبارداری اساسی برای بهبود عملکرد و عملکرد داروخانه است.پرسنل آموزش دیده، از این اصول خبر دارند و آن ها رعایت میکنند. از این موضوع مطمئن شوید.
حتما بخوانید : مدیریت پرسنل داروخانه + 7 نکته مهم در استخدام پرسنل
5.نقشه انبار برای کمک به کنترل موجودی
مدیریت موجودی یکی از بخش‌های حیاتی مدیریت انبار در داروخانه است. بهینه‌سازی موجودی‌ها، پیش‌بینی نیازهای آینده، کنترل هزینه‌ها و کاهش هدررفت از جمله اهداف این بخش است پس فارغ از این که انبار داروخانه شما، اتاقک کوچکی ست یا یک ساختمان مجزا، نقشه آن را داشته باشید. این نقشه به شما در بازسازی انبار و اطمینان یافتن از بررسی گوشه و کنار آن کمک خواهد کرد. بسیاری از داروخانه ها در امور روزمره، تنها به «کالاهای دم دست» توجه دارند. داشتن یک نقشه از انبار به شما کمک میکند تا از فضاهای پنهان یا نقاط کور انبار که ممکن است دارویی آن جا قرار داده باشید، اطلاع پیدا کنید. مواد و داروهای موجود در انبار داروخانه دارای تاریخ انقضایی هستند.پس برای جلوگیری از هدررفت مواد و داروها و حفظ نظم و کیفیت ارائه خدمات، کنترل و مدیریت صحیح تاریخ انقضا ضروری است. انبارداری سیستماتیک و رصد دقیق تاریخ انقضا از این جهت مهم است. نقشه انبار یک ابزار حیاتی در فرآیند انبارگردانی است. این نقشه، به کارمندان انبار کمک میکند تا مواد را به دقت پیدا کنند، زمان انبارگردانی را کم کرده و خطاها را کاهش دهند. با استفاده از نقشه انبار، امکان برطرف کردن نواقص در موجودی‌ها، ارتقاء بهره‌وری و بهبود فرآیندهای انبارگردانی وجود دارد. بنابراین، این ابزار برای بهبود عملکرد و کارایی انبار بسیار حیاتی است.
نتیجه گیری
مدیریت انبار در داروخانه به عنوان یک نقطه کلیدی در ارائه خدمات دارویی نقش قابل توجهی دارد. در دنیای پیچیده امروز، مدیریت داده ها و اطلاعات درست، می تواند به شما برای این امر مهم کمک بسزایی کند. چرا که دیگر صرف تکیه بر شهود و تجربه کافی نیست و ابهام هرچه بیشتر، می تواند ما را به خطا بیندازد. اصولی که از آن یاد شد، از مواردی است که کمتر در انبارداری و انبارگردانی به آن توجه می شود و در عین حال می تواند کمک قابل توجهی به آن کند یا از ضرر و زیان جلوگیری نماید.داده‌ها در مدیریت داروخانه و انبارداری از اهمیت بسیاری برخوردارند زیرا اطلاعات دقیق و قابل اعتماد از داده‌ها به تصمیم‌گیری‌های بهتر و بهره‌وری بالاتر در فرآیندهای مدیریتی و عملیاتی کمک میکنند. از این رو، مدیران و کارکنان داروخانه با داشتن دسترسی به داده‌های کامل و صحیح، می‌توانند تصمیم‌های بهتری را اتخاذ کنند و عملکرد کلی داروخانه را بهبود بخشند.
داده‌های صحیح و دقیق در مدیریت داروخانه امکان بررسی و تحلیل الگوها، روندها، نیازها و میزان موجودی مواد را فراهم میکند. این اطلاعات به مدیران کمک میکنند تا بهبودی در تحلیل‌ها، برنامه‌ریزی موجودی، پیش‌بینی نیازمندی‌ها و بهبود کیفیت خدمات انجام دهند.
همچنین، داده‌ها در انبارداری اهمیت زیادی دارند زیرا امکان مدیریت صحیح موجودی و بهینه‌سازی عملیات انبارگردانی را فراهم میکنند. با داشتن داده‌های موجودی دقیق، می‌توان مواد را به دقت مدیریت کرد و از هدررفت و اضرار ناشی از موجودی زیاد یا کم جلوگیری کرد.
علاوه بر این، داده‌ها در مدیریت داروخانه و انبارداری امکان ارتباط بهتر بین اقسام مختلف داروخانه مانند فروش، موجودی، تأمین، و خدمات به مشتریان را فراهم میکنند. این اطلاعات از جمع‌آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند به توسعه و بهبود فرآیندهای مدیریتی داروخانه و بهره‌وری کمک کند.
به کلیت، داده‌ها در مدیریت داروخانه و انبارداری نقش بسیار حیاتی دارند و باعث بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها، ارتقاء خدمات و افزایش بهره‌وری می‌شوند.
