صحبت درباره‌ی تعریف مدیریت، وظایف و مهارت‌های مدیر به یک موضوع تئوریک و خسته کننده و کم‌فایده تبدیل شده است. مخصوصا در بازه زمانی کنونی که در انواع شبکه‌های اجتماعی، لیست‌هایی از وظایف و مهارت‌های مدیران را می‌توانیم ببینیم.
اما کاری که قصد داریم در این مقاله انجام دهیم، معرفی 3 مهارت اصلی مورد نیاز مدیران داروخانه و نظر داروسازان و مدیران در خارج از کشور مرتبط با این مهارت‌ها است.
مهارت 1: مدیریت موجودی داروخانه
مدیریت موجودی را بدون اغراق می‌توان مهمترین مهارت یک مدیر داروخانه به حساب آورد. این مهارت باعث می‌شود که مدیر داروخانه مطمئن شود که دارای انبار کافی و دقیق از داروها و محصولات مورد نیاز است. اما مدیریت موجودی شامل چه موضوعاتی می‌شود:
- سفارش
- دریافت و ذخیره محصولات
- جلوگیری از گذشتن تاریخ انقضای محصولات
- جلوگیری از سرقت
یک مدیر داروخانه باید از سیستم موجودی داروخانه، تقاضا، شرکت‌های تامین کننده و الزامات قانونی برای سفارش و انبارش داروها اطلاع داشته باشد.
مدیریت موجودی معمولا به کمک سیستم‌های پردازش اطلاعات مانند ابزارهای هوش تجاری BI به خوبی قابل انجام است.
نظرات داروسازان و مدیران سایر کشورها درباره‌ی مدیریت موجودی داروخانه:
Tanveer با سابقه 19 سال مدیریت داروخانه در شهر نیویورک:
درک میزان نیاز هر محصولات و استفاده به صورت هفتگی در داروخانه به من کمک می کند تا موجودی مناسب داشته باشم. در مواردی که عمده‌فروشان معمولی محصولات خاص موردنظرم را ندارند، به تامین‌کنندگان ثانویه مراجعه می‌کنم و همچنین برای پر کردن جای خالی محصولاتی که در دسترس نیستند، محصولاتی معادل از نظر درمانی سفارش می‌دهم.
Dominic با بیش از 6 سال سابقه فعالیت در داروخانه به عنوان سرپرست تکنسین‌های داروخانه و همچنین فعالیت در حوزه زنجیره تامین در مایکروسافت:
استفاده از فناوری باعث می‌شود تا ردیابی داروها برای مدیران داروخانه آسان‌تر شود. این به ما کمک می کند بدون شمارش قرص ها در تمام روز بدانیم چه چیزی در انبار است و چه چیزی در حال تمام شدن است. این به معنی است که بدون اینکه پول یا فضای زیادی را هدر دهیم، می توانیم مطمئن شویم که داروخانه همیشه نیاز بیماران را دارد. همه چیز در مورد باهوش ماندن و ساده نگه داشتن کارهاست.
Gamy به عنوان یک متخصص در حوزه‌ی جلوگیری از دورریز محصولات در صنایع مختلفی مانند داروسازی فعالیت داشته و سال‌ها به عنوان مدیر جلوگیری از دورریز دارویی در یکی از داروخانه‌های زنجیره‌ای آمریکا فعالیت داشته:
مدیریت موجودی برای موفقیت داروخانه حیاتی است؛ یکی از چندین وظایف مهم مدیر داروخانه. یکی از مهمترین اهداف مدیریت موجودی این است که اطمینان حاصل شود که داروخانه محصول مورد نیاز خود را برای ارائه خدمات به مشتریان دارد. برای مدیریت صحیح موجودی به سیستمی نیاز دارید که تعداد محصولات موجود شما را در حال حاضر ردیابی کند: چه مقدار در حال توزیع است و چه مقدار مورد نیاز است تا برای مدت مشخصی به درستی اضافه شود و در عین حال زیاد سفارش داده نشود. ما باید توجه داشته باشیم که داروها منقضی می شوند. بنابراین اگر بیش از حد سفارش داده شود، می تواند منجر به از بین رفتن آن شود. ایجاد یک گزارش ورودی و خروجی خودکار که تعادل و سرعت آن را به طور مداوم ردیابی کند، بهترین روش برای مدیریت موجودی است.
مهارت 2: نظارت بر کارکنان
یکی دیگر از وظایف کلیدی مدیر داروخانه، رهبری و مدیریت پرسنل داروخانه است. این پرسنل شامل داروسازان، تکنسین های داروخانه، سرپرست انبار، سرپرست خرید و … می‌باشد.
اما مهارت نظارت بر پرسنل داروخانه شامل چه مواردی می‌شود؟
- استخدام
- آموزش
- برنامه ریزی
- ارزیابی
- ایجاد انگیزه در آنها
- حل و فصل تعارضات و مسائل میان کارکنان
- و در نهایت اخراج
یک مدیر داروخانه باید مهارت های ارتباطی، بین فردی و رهبری عالی داشته باشد و توانایی تفویض اختیار، مربیگری و ارائه بازخورد داشته باشد. نظارت کارکنان همچنین مستلزم سطح بالایی از حرفه ای بودن، صداقت و احترام و همچنین توانایی ایجاد یک محیط کاری مثبت است.
نظرات داروسازان و مدیران سایر کشورها درباره‌ی نظارت بر پرسنل داروخانه:
Lea به عنوان یک داروساز و با چندین سال سابقه در حوزه داروخانه:
آنها (مدیران داروخانه) باید به عنوان منتور و مربی برای تیم عمل کنند و برای حمایت از رشد و موفقیت آنها، بازخورد و تشویق مداوم ارائه دهند. یک مدیر داروخانه‌ی استثنایی، کارکنان را راهنمایی می‌کند تا با ذهنیت مشتری محور کار کنند و همیشه در تلاش برای انجام بهترین کار برای بیمار و تجارت داروخانه باشند.
نظر Gamy درباره‌ی این موضوع:
مدیریت کارکنان یکی دیگر از مسئولیت های مهم یک مدیر داروخانه و همچنین مدیران داروخانه منطقه است. در طول کارم که برای شرکت‌های داروسازی مختلف کار می‌کردم، از کارکنان داروخانه‌ها از جمله تکنسین‌های داروخانه، داروسازان، و مدیران داروخانه‌ها که قوانین شرکت را مثل آزار و اذیت جنسی و دزدی نقض کرده بودند، بازجویی کردم. اگر کارکنان به درستی مدیریت می شدند، برخی از مسائلی که من بررسی کرده ام می توانست جلوگیری شود.
نظر Tanveer درباره‌ی نظارت بر پرسنل داروخانه:
من به بازی تیمی اعتقاد دارم و آن را در بین کارکنانم تبلیغ می کنم. نکته اصلی انجام به موقع کار است، همه به یکدیگر کمک می کنند. تکالیف و وظایف شغلی بین کارکنان توزیع می شود و هر دو هفته یکبار به صورت چرخشی تغییر می‌کند. هر روز صبح، ده دقیقه دور هم جمع شدن و پیگیری کارها، به همه کمک می کند تا به نتایج سازنده برسند. زمان‌بندی هرگز آسان نیست، اما اگر به آنها اجازه بدهم کارها بین آنها تعویض شود، بیشتر اوقات جواب می‌دهد.
مهارت 3: مدیریت ارائه خدمات به مشتریان داروخانه
شما به عنوان مدیر داروخانه مسئول اطمینان از ارائه خدمات با کیفیت بالا و کارآمد به مشتریان داروخانه هستید. این مشتریان فقط بیماران نیستند و شامل پزشکان، بیمه‌گران و سایر ذینفعان داروخانه هستند. خدمات مشتری شامل توزیع ایمن و دقیق داروها، مشاوره بیماران در مورد درمان دارویی، پاسخ به سؤالات و نگرانی‌ها، رسیدگی به شکایات و درخواست‌ها، حفظ محرمانه بودن و رعایت حریم خصوصی آن هاست.
مدیر داروخانه باید توانایی همدلی، گوش دادن و برقراری ارتباط موثر داشته باشد. البته که ارائه خدمات به مشتریان مستلزم آگاهی کامل از محصولات و خدمات داروخانه، قوانین و مقررات مربوطه است.
نظرات داروسازان و مدیران سایر کشورها درباره‌ی ارائه خدمات به مشتریان داروخانه:
نظر Gamy درباره‌ی این موضوع:
من معتقدم که ارائه خدمات به مشتریان در داروخانه نیاز به همدلی، صبر و شفقت بیشتری دارد تا اینکه فقط بگوییم ما جلوی فروشگاه هستیم. (منظور از عبارت Front End، بخشی از کسب و کار است که مراجعه کننده با آن رو به رو می‌شود. در این بخش منظور نویسنده احتمالا این بوده است که نباید به مشتری بگوییم ما هیچ کاره هستیم و در پشت قضیه اتفاقات دیگری رخ می‌دهد.) مشتریانی که به داروخانه مراجعه می‌کنند معمولاً با مشکلات مربوط به سلامت روبرو هستند؛ برخی از آنها برای اولین بار مشکلات سلامتی را تجربه می‌کنند، در حالی که تعدادی از آنها به صورت طولانی‌مدت درگیر این مشکلات هستند. برخی با سرطان دست و پنجه نرم می‌کنند و مدام درد دارند و داروهایی که مصرف می‌کنند می‌تواند تا حدودی به آنها آرامش دهد. در برخی از مواقع که من به فروشگاه می‌روم، به دلیل مشکل یکی از مشتریان، به داروخانه فراخوانده می‌شوم. من از اینکه برخی از مشتریان دچار مشکلاتی هستند و نیاز به یک فردی دارند که به آنها گوش کند و وقت بگذارد، ناراحت نمی‌شوم.
جمع بندی مقاله به همراه توصیه های تیم NeuroBI
همانطور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم، “مهارت‌های یک مدیر داروخانه” به اصلی‌ترین دلیل تمایز داروخانه‌ها در کشور تبدیل شده است. یادگیری، استفاده از ابزار مناسب، تجربه کردن و بازخورد گرفتن، مهمترین نکاتی هستند که می‌توانند به شما کمک کنند تا به یک مدیر موفق‌تر تبدیل شوید.
