با یک تعریف ساده از هوش تجاری شروع کنیم. BI مخفف Business Intelligence است که به به “هوش تجاری” در فارسی ترجمه شده است. هوش تجاری یک سیستم نرم‌افزاری-تحلیلی است که به صاحبان کسب و کار و مدیران کمک می‌کند تا به سادگی، تمام رویدادها و روندها را پیگیری کرده و نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای داروخانه را به صورت داده‌محور کشف کنند.
این ابزار در داروخانه‌ها می‌تواند جایگزین سررسیدها، دفاتر ثبت اطلاعات، فایل‌های اکسل، یادداشت‌های پرسنل و صدها موضوعی شود که در ذهن مدیر داروخانه در حال بررسی شدن هستند.
نتیجه استفاده از BI در داروخانه: کارایی، سود بیشتر، استفاده بهتر از زمان و پیشرفت داروخانه
در انواع هوش تجاری، 5 مرحله‌ی رایج وجود دارد:
- نمایش دیتای خام: این مرحله در نرم‌افزارهای مدیریت داروخانه فعلی وجود دارد. معمولا اطلاعات در قالب جداول (در داخل نرم افزار یا به صورت اکسل) به شما نمایش داده می‌شود.
- ساده سازی ثبت داده‌ها: به کمک تکنولوژی‌های مختلف به مدیران داروخانه کمک می‌شود تا داده‌هایی که ثبت آن‌ها زمانبر و نیاز به منابع انسانی دارد، به راحتی و در کمترین زمان ممکن ثبت کنند.
- تصویرسازی دیتا: دیتای داروخانه به صورت نمودارها، ماتریس‌ها و … نمایش داده می‌شود و مدیر داروخانه درک بهتری از فرآیندها و روندها در داروخانه پیدا می‌کند.
- تبدیل دیتا به اطلاعات (Information): در این مرحله مدیر داروخانه می‌تواند یک تصویر کلی (Dashboard) از معیارهای کلیدی و فاکتورهای مدیریت داروخانه را مشاهده کند.
- تبدیل اطلاعات به بینش (Insight): در این مرحله به کمک تکنیک‌های آماری و تکنولوژی‌های هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و استخراج بینش‌های ارزشمند استفاده می‌شود.
- تبدیل بینش به اقدام (Action): در این مرحله بر اساس داده‌های پردازش شده، اقدامات کلیدی به مدیران داروخانه پیشنهاد می‌شود.
تحلیل کسب و کار داروخانه، مدیریت خرید، مدیریت نقدینگی، مدیریت فرصت‌ها و تهدیدها، مدیریت فعالیت‌ها و پیشرفت داروخانه حز بخش‌های کلیدی سیستم‌های BI است.
چرا BI برای داروخانه‌ی شما اهمیت دارد؟
سه چیز در داروخانه‌ها خیلی خیلی اهمیت دارد:
- با کمترین هزینه، بیشترین میزان سوددهی را داشته باشیم.
- فرصت‌های رشد داروخانه‌ی خودمان را کشف کنیم.
- در موقعیت‌‌های مختلف، بهترین تصمیم را برای داروخانه بگیریم.
BI دقیقا سعی می‌کند این سه فاکتور را بهبود دهد. بر اساس فعالیت ارائه‌دهنده‌های این سرویس در دنیا، BI می‌تواند تا 10 درصد هزینه‌های دارویی داروخانه را کاهش دهد و با خرید مناسب، تا 50 درصد از فروش‌های از دست رفته جلوگیری کند. BI می‌تواند تا 30 درصد سرعت گردش موجودی انبار شما را افزایش دهد که منجر به افزایش نقدینگی داروخانه خواهد شد.
به زبان ساده‌تر در حین کاهش دادن هزینه‌های داروخانه، سود شما را نیز افزایش داده می‌شود.
چگونه دستیار هوش تجاری (BI) سود شما را افزایش می‌دهد؟
1.سیستماتیک کردن تصمیم‌گیری
یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در مدیریت داروخانه، تصمیم‌گیری به موقع و درست است:
- زمانیکه قصد دارید شرکت‌های پخش مناسب را انتخاب و با آن‌ها همکاری کنید.
- زمانیکه ویزیتور به داروخانه مراجعه کرده و مجموعه‌ای از اعداد و ارقام را رو به روی شما قرار می‌دهد.
- و …
2.از بین رفتن دغدغه‌های ذهنی:
بر اساس تحقیقات، وجود استرس و دغدغه‌های ذهنی باعث می‌شود افراد تا 50% بازدهی کمتری را تجربه کنند. زمانی که مدیران داروخانه تا این اندازه درگیر استرس و دغدغه‌های جانبی مدیریت داروخانه شوند، تصمیم‌گیری برای آن‌ها فعالیت دشواری خواهد بود.
3.بهره‌وری داروخانه متحول می‌شود.
حضور یک دستیار تمام وقت در کنار مدیر داروخانه که همیشه اطلاعات و پیشنهادات دقیق و مستند را ارائه می‌کند، باعث می‌شود تا تمام فرایندها بسیار ساده‌تر و با اثربخشی بیشتری انجام شوند. تنها یکی از اثرات این دستیار، کاهش هزینه‌های سفارش محصولات داروخانه تا 10 درصد می‌باشد. (تصور کنید که با 10 درصد خرید کمتر، همان میزان فروش را تجربه خواهید کرد.)
4.شروع حرکت در چرخه‌ی بهبود
دستیار BI با دادن گزارشات و پیشنهادات مختلف، شما را در یک چرخه‌ی بهبود مستمر قرار می‌دهد. این گزارش‌ها و بینش‌ها درباره‌ی فرصت‌ها، تهدیدها، نقاط قوت و ضعف، به شما کمک می‌کند یک مسیر پیشرفت دائمی را طی کنید.
آیا مدیریت داروخانه بدون BI امکان پذیر نیست؟
مدیریت داروخانه بدون ابزار و دانش درست، سرمایه‌ی شما را هدر می‌دهد. برای اینکه منظورمان از مدیریت داروخانه بدون BI را بهتر متوجه شوید، هزینه‌های زیر را جمع بزنید.
- 10 درصد از مبلغی که برای خرید محصولات داروخانه پرداخت می‌کنید.
- حقوق یک نیروی انسانی که برای کارهایی مانند وارد کردن اطلاعات داخل نرم‌افزار پرداخت می‌کنید.
- درآمدی که به ازای نداشتن محصولات در انبار از دست می‌دهید.
- هزینه‌ای که به ازای اجرای جشنواره انجام می‌دهید اما مخاطب مناسبی را انتخاب نمی‌کنید.
- تعداد ساعت‌هایی که بابت نداشتن تمرکز نمی‌توانید به درستی فعالیت کنید.
- و …
جمع این هزینه‌ها، سرمایه و انرژی شماست که به خاطر مدیریت داروخانه بدون BI از دست می‌دهید. جلوگیری از هدررفت این سرمایه و انرژی می‌تواند به نقطه‌ی تمایز شما در برابر سایر داروخانه‌ها تبدیل شود.
چرا به زودی تمام داروخانه‌ها به BI (هوش تجاری) مجهز می‌شوند:
قبل از BI (هوش تجاری):
- اطلاعات خرید، فروش و انبار داروخانه در سررسیدهای مختلف، اکسل، حافظه‌ی پرسنل، حافظه‌ی مدیر داروخانه، نرم افزار مدیریت داروخانه، کاغذهای چسبانده شده بر روی شلف و …
- خریدهای غیربهینه، برخی بر اساس نظر پرسنل، برخی بر اساس نظر شخصی مدیر زمانی که در داروخانه حضور دارد، برخی فراموش شده
که با رفتن هر پرسنل کل این اطلاعات ممکن است از بین برود. - اطلاعات انبار اشتباه، برخی داخل دفتر کسری، برخی در ذهن پرسنل، برخی برروی طبقه‌های انبار، بسیاری کلا فراموش شده، اطلاعات اشتباه بسیار در نرم افزار مدیریت داروخانه
- تصمیم‌گیری‌های شهودی و براساس اطلاعات بسیار محدود + عدم آگاهی از نیاز دقیق داروخانه
- هزینه‌های زیاد: هزینه عدم تشخیص خرید مناسب + هزینه انبارش محصولات + هزینه از دست دادن مراجعه کنندگان + هزینه زمانی پرسنل داروخانه برای انتقال اطلاعات
- استرس: استرس رفتن پرسنل (مدیر خرید، انبار و …) + در کنترل نبودن اطلاعات کلیدی داروخانه + کاهش شدید تمرکز مدیر + استرس پاس شدن چک‌های بانکی
بعد از BI:
- دسترسی آسان و سریع به تمام اطلاعات مورد نیاز
- خرید بهینه + برنامه ریزی شده برای رسیدن به حداکثر سود و بازدهی
- دقت و صحت بالای اطلاعات برای تغییرات و تصمیم گیری‌ها
- تصمیم‌گیری دقیق و هوشمندانه بر اساس گزارشات و پیشنهادات
- هزینه کم: هزینه‌ی محدود و اندک برای دریافت گزارش‌های BI
- آرامش: مدیریت تمام فرایندها و اطلاعات داروخانه در زمان صرف کردن یک فنجان چای
منافع استفاده از BI (هوش تجاری) از یک ساعت بعد از شروع تا 6 ماه آینده
1 ساعت بعد: آگاهی شما از وضعیت اقتصادی داروخانه و روند پیشرفت آن
یک هفته بعد: آشنایی با نیاز دقیق و صحیح داروخانه نسبت به محصولات، منابع انسانی و …
یک ماه بعد: روزانه حداقل 2 تا 3 ساعت از زمان شما و کارکنان داروخانه که قبلا برای جمع‌آوری اطلاعات، ثبت و پیگیری آن‌ها میشد، صرفه جویی می‌شود.
سه ماه بعد: می‌توانید در زمان نوشیدن یک چای تمام عملکرد 3 ماهه خرید، فروش و سود داروخانه را بررسی کنید و فرصت‌های رشد خود را کشف کنید.
شش ماه بعد: احتمال موفقیت و پیشرفت داروخانه‌ی شما تا 77 درصد افزایش پیدا می‌کند:
- پروسه خریدتان از شرکت‌های پخش متحول خواهد شد.
- شما دقیقا می‌دانید چه محصولاتی با چه شرایطی در انبار خود دارید و در چه زمانی باید به فروش برسند.
- از اینکه داروخانه در کنترل شماست، به شدت احساس آرامش می‌کنید.
- نسبت به سایر داروخانه‌ها حداقل 6 ماه جلوتر هستید.
