برای شروع این مقاله قصد دارم دو سناریو واقعی را برایتان تعریف کنم:
سناریو 1: دکتر 1 مدیر داروخانه‌ای در یکی از مناطق تهران است. بعد از بررسی گزارش‌های داروخانه که به کمک دستیار NeuroBI تنظیم شده بود، متوجه شدیم که مدیر داروخانه در 6 ماه گذشته بیش از یک 1,200,000,000 تومان خرید برای داروخانه انجام داده در صورتی که فروش داروخانه در همین مدت حدود 1,000,000,000 تومان بوده است. داروخانه با مشکل کمبود نقدینگی مواجه شده بود و با وجود انباری پر از کالا، حساب داروخانه برای پاس کردن چک‌ها خالی بود.
سناریو 2: دکتر 2 مدیر داروخانه‌ای در شهر همدان است. باز هم پس از گزارشگیری متوجه شدیم که در برخی از بازه‌های زمانی فروش داروخانه با کاهش قابل توجهی مواجه می‌شود. بعد از بررسی متوجه شدیم که 4 تا از کلیدی‌ترین محصولات داروخانه در چند بازه‌ی زمانی در داروخانه موجود نبوده (هیچ کمبود دارویی برای این 4 محصول وجود نداشت) و مدیر داروخانه، متوجه اهمیت این محصولات در میزان فروش داروخانه نشده بود.
شما باید بتوانید یک تعادل بسیار دقیق بین خرید و فروش خودتان تنظیم کنید. اگر این تعادل به هر سمتی (خرید یا فروش) به هم بخورد، کسب و کار شما با شکست مواجه خواهد شد.
3 هزینه‌ای که بابت کنترل موجودی داروخانه باید بپردازید!
هدف اصلی مدیریت موجودی، به حداقل رساندن هزینه‌هایی است که این موضوع برای داروخانه ایجاد می‌کند. در صورتی که این هزینه‌ها را مدیریت نکنید، سود داروخانه‌ی شما به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.
1.هزینه‌های سفارش و خرید
این هزینه به دو دسته‌ی مالی و غیر مالی تبدیل می‌شود. هزینه‌های مالی مانند قیمت کالاهای سفارش داده شده و هزینه‌های غیر مالی مانند زمان و انرژی که برای ثبت سفارش، دریافت و تایید سفارش مصرف می‌کنید.
2.هزینه‌های نگهداری
قطعا شما برای نگهداری محصولات، به انبار نیاز دارید که بابت آن ماهانه مبلغی را می‌پردازید اما این تمام ماجرا نیست. شما بابت هر خرید، بخشی از نقدینگی خود را از دست می‌دهید و پولی را که می‌توانستید در حساب بانکی خودتان داشته باشید، به محصولاتی در قفسه‌ی داروخانه تبدیل می‌کنید. هر چه محصولات بیشتری نگهداری کنید، احتمال از بین رفتن آن‌ها به دلیل تاریخ انقضا نیز بیشتر می‌شود.
3.هزینه‌های ایجاد شده به دلیل کمبود
همانطور که داشتن موجودی اضافه می‌تواند برای شما هزینه داشته باشد، کمبود محصولات نیز منجر به این نتیجه می‌شوند. زمانی که بیماران به داروخانه مراجعه می‌کنند و به دلیل کمبود محصولات، آن‌ها را از دست می‌دهید.
حتما بخوانید : حسابداری داروخانه : مفاهیم ، کاربردها و ابزارها
3 استراتژی برای مدیریت موجودی داروخانه
استراتژی‌های بسیار متفاوتی برای مدیریت موجودی داروخانه وجود دارد تا بر اساس آن خرید دارو و سایر محصولات داروخانه را مدیریت کنید. شما به عنوان مدیر داروخانه باید بتوانید با شناختی که از داروخانه و شرایط اقتصادی کشور دارید، بهترین گزینه را انتخاب کنید.
در این بخش از مقاله به 3 استراتژی مدیریت موجودی می‌پردازیم که هر کدام روش خاص خود را برای کنترل خرید و تعداد دفعات مورد نیاز را ارائه می‌کند.
استراتژی 1: درست سر موقع (Just In Time)
این استراتژی بر روی نگه داشتن حداقل مقدار موجودی در دسترس تمرکز می‌کند. برای اجرای این استراتژی شما باید حد مشخصی را برای کالاها تعیین کنید تا زمانی که به آن مقدار رسیدند، بلافاصله خرید را انجام دهید. به طور مثال اگر 1000 واحد از یک دارو برای یک هفته فعالیت داروخانه کافیست، زمانی که به این تعداد رسیدید باید (به میزان محدود) سفارش دهید تا در این فاصله کالا را از شرکت پخش تحویل بگیرید.
مزایای استراتژی Just In Time
- حداقل مقدار موجودی را نگه می‌دارید که هزینه‌های نگهداری شما را به کمترین حالت ممکن می‌رساند.
- موجودی اضافه و داروهای تاریخ انقضا گذشته را کاهش می‌دهد.
معایب استراتژی Just In Time
- هزینه‌های سفارش شما افزایش پیدا می‌کند.
- ریسک دریافت محصولات پس از اتمام آن‌ها در انبار وجود دارد.
- حجم خرید شما را محدود می‌کند. این موضوع باعث می‌شود که آفرهای شرکت‌های پخش را از دست بدهید.
- نیاز به پیش‌بینی تقاضای پایدار برای محصولات خودتان دارید.
چگونه از استراتژی Just In Time بیشترین استفاده را ببرید؟
از یک سیستم دائمی برای پیش‌بینی تقاضای داروخانه و هشداردهی برای سفارش در زمان مناسب استفاده کنید.
این استراتژی برای چه داروخانه‌هایی مناسب است؟
- اگر با چالش شدیدی در نقدینگی مواجه شده‌اید، بهتر است از این استراتژی برای خرید برخی از محصولات خودتان استفاده کنید تا منبع مالی بیشتری را برای خودتان سیو کنید.
- اگر به تازگی داروخانه‌ی خودتان را تاسیس کرده‌اید و هنوز به برنامه‌ی مناسبی برای خرید محصولات با توجه به محله‌ی جدید نرسیده‌اید، بهتر است محصولات خودتان را به این روش خرید کنید.
استراتژی 2: استفاده از فرمول OTB یا Open To Buy
شما در این استراتژی بر اساس فروش برنامه ریزی شده‌ی خود، یک بودجه‌ی خرید برای هر ماه تنظیم می‌کنید. برخلاف استراتژی Just in time که خرید شما واکنشی بود نسبت به نقطه‌ی پایان یک محصول، در استراتژی OTB رویکرد شما پیشگیرانه است.
فرمول OTB: نتیجه‌ی محاسبه‌ی این فرمول به شما نشان می‌دهد که برای ماه (یا هر بازه‌ی زمانی مورد نظر شما) چه تعداد محصول باید خریداری کنید.
- یک مثال: خرید Acetaminophen برای ماه‌های آبان و آذر
بر اساس فرمول OTB، باید 3 پارامتر مهم را از پیش داشته باشیم:
- تعداد Acetaminophen که در بازه‌زمانی آبان و آذر فروش می‌رود.
- تعداد Acetaminophen که انتظار داریم در پایان آذر در انبار باقی بماند.
- تعداد Acetaminophen که در حال حاضر در انبار داریم.
با توجه به گزارش NeuroBI داروخانه‌ی خودتان می‌توانید پاسخ سوالات خودتان را پیدا کنید. به طور مثال برای یک داروخانه‌ی فرضی این موارد به ترتیب برابر با مقادیر زیر خواهند بود:
تعداد Acetaminophen که در بازه‌زمانی آبان و آذر فروش می‌رود: 8000 قرص
تعداد Acetaminophen که انتظار داریم در پایان آذر در انبار باقی بماند: 2000 قرص
تعداد Acetaminophen که در حال حاضر در انبار داریم:3000
در نتیجه مقداری که در حال حاضر باید خریداری کنیم، برابر است با:
8000+2000-3000=7000
مزایای روش OTB
- امکان استفاده‌ی بهتر از جریان نقدی را فراهم می‌کند.
- موجودی کافی برای انبار شما را فراهم می‌کند تا با کمبود دارویی مواجه نشوید.
- آگاهی و کنترل کامل نسبت به هزینه‌های خود خواهید داشت.
معایب روش OTB
- در دستیار NeuroBI سعی کرده‌ایم تمام معایب این روش از جمله پیش‌بینی نیاز داروخانه و یا اطلاع داشتن از موجودی انبار را به خوبی برطرف کنیم.
چگونه از استراتژی OTB بیشترین استفاده را ببرید؟
برای استفاده بهینه از روش OTB باید از گزارش‌های خرید و فروش داروخانه که دستیار NeuroBI در اختیارتان قرار می‌دهد استفاده کنید. اگر از این دستیار استفاده نمی‌کنید، باید خودتان با کمک اکسل بتوانید روندهای خرید فصلی برای هر دارو را به دست آورید و نیاز داروخانه‌ی خودتان برای هر دارو را پیش بینی کنید.
یکی دیگر از روش‌هایی که به شما در استراتژی OTB کمک می‌کند تا بودجه‌ی خود را با دقت بیشتری استفاده کنید، “تحلیل ABC” برای محصولات داروخانه است.
تجزیه و تحلیل ABC، موجودی داروخانه‌ی شما را به سه دسته تقسیم می‌کند:
- دسته‌ی A: محصولاتی که همیشه باید در دسترس باشند. این محصولات، پرفروش ترین محصولات داروخانه‌ی شما از نظر تعدادی و ریالی هستند. به طور کلی این دسته 10 درصد از موجودی شما را پوشش می‌دهند اما بیش از 70 درصد فروش داروخانه مربوط به این دسته است.
- دسته‌ی B: رده‌های B و C شامل محصولات کم تقاضا و با نرخ گردش مالی کمتر هستند. محصولات دسته‌ی B حدود 20 درصد از موجودی شما را پوشش می‌دهند و همزمان حدود 20 درصد از فروش شما را نیز تشکیل می‌دهند.
- دسته‌ی C: اقلام دسته‌ی C حدود 70 درصد از موجودی و تنها 10 درصد از فروش شما را تشکیل می‌دهند.
در بسیاری از داروخانه‌های ایران نیز این روابط وجود دارند. به طور متوسط در تمام داروخانه‌هایی که از دستیار NeuroBI استفاده می‌کنند، نمودار فراوانی فروش (و حتی سود) بر اساس محصولات، به صورت زیر است:
موجودی داروخانه‌ی خود را با توجه به دسته‌های ABC بودجه بندی کنید تا از سرمایه‌گذاری خود نهایت استفاده را ببرید.
این استراتژی برای چه داروخانه‌هایی مناسب است؟
به طور کلی در وضعیت کنونی کشور که صنعت داروسازی با چالش‌های مختلف اقتصادی مواجه شده است، اصلی‌ترین پیشنهاد ما برای داروخانه‌های کشور استفاده از همین استراتژی است.
این استراتژی به شما کمک می‌کند تا با کمترین هزینه، بیشترین بهره‌وری را از داروخانه‌ی خود داشته باشید. متاسفانه کمتر از 5 درصد داروخانه‌های کشور به داده‌های خام ثبت شده در نرم افزار مدیریت داروخانه‌ی خودشان مراجعه می‌کنند و به همین دلیل به خوبی نمی‌توانند این استراتژی را پیاده سازی کنند. تلاش تیم فنی NeuroBI این بوده که با راه اندازی یک دستیار هوشمند و قابل اتصال به انواع نرم‌افزارهای مدیریت داروخانه، این گزارش‌ها را با بیشترین دقت آماده سازی و در اختیار مدیر داروخانه قرار دهند.
حتما بخوانید : ۵ نکته برای انبارداری و انبارگردانی داروخانه
استراتژی 3: روش حداقل/حداکثر (Min/Max)
در استراتژی Min/Max شما در هر زمان معین، حداقل و حداکثر تعداد موجودی خود از هر محصول را تعیین می‌کنید. بر اساس این استراتژی، موجودی شما هرگز کمتر از حداقل نمی‌شود یا بالاتر از حداکثر نمی‌رود.
این روش بر حفظ موجودی در سطوح ثابت و اقتصادی متمرکز است. در این روش شما بودجه بندی خاصی برای داروخانه از قبل انجام نمی‌دهید و به صورت مداوم سفارش می‌دهید تا موجودی را در این بازه حفظ کنید.
مزایای استراتژی Min/Max
- تضمین می‌کند که موجودی شما از یک محصول هیچگاه با کمبود مواجه نمی‌شود.
معایب استراتژی Min/Max
- نیاز به زمان قابل توجهی برای ایجاد و به روز رسانی منظم سطوح حداقل / حداکثر دارد.
- کنترل شما بر مخارج داروخانه کمتر خواهد شد.
چگونه از استراتژی Min/Max بیشترین استفاده را ببرید؟
حداقل و حداکثر سطوح را برای هر یک از دسته های ABC ایجاد کنید. این به شما امکان می دهد محدودیت های کنترل شده‌تری را برای حیاتی ترین موجودی خود ایجاد کنید.
این استراتژی برای چه داروخانه‌هایی مناسب است؟
- اگر راه‌های متفاوت سرمایه گذاری به جز خرید و دپو محصولات سراغ دارید.
جمع بندی مقاله به همراه توصیه‌های تیم NeuroBI
بدون شک بعد از خواندن این مقاله، سوالاتی درباره‌ی نحوه استفاده از هر استراتژی برای شما ایجاد شده است. حتما سوالات خودتان را در بخش کامنت‌ها بپرسید. سعی می‌کنیم یا در همین صفحه یا به صورت تلفنی با شما تماس گرفته شود و اطلاعات مورد نیاز در اختیار شما قرار داده شود.
در حال حاضر هیچ موردی به اندازه‌ی خرید مناسب نمی‌تواند داروخانه‌ی شما را از مشکلات و چالش‌ها نجات دهد.
