از اولین و مهم ترین مواردی که هر مدیر داروخانه یا حتی هر دکتر داروسازی که فکر تاسیس و مدیریت یک داروخانه را در سر دارد باید به آن توجه حداکثری داشته باشد، داشتن پرسنل داروخانه توانا و کاربلد می باشد. البته این امر به راحتی اتفاق نیفتاده و هر نیروی جدید نیاز به برنامه ی آموزشی سیستمیک، منطقی و کاملی دارد تا بتوانیم قابلیت های آن را ارزیابی کرده و در مورد توانایی تکمیل وظایفشان تصمیم گیری نماییم.
هر مدیر داروخانه ای قطعا با چالش های زیادی در زمینه ی استخدام ، آموزش ، نظارت و حتی اخراج کارکنان خود روبرو می‌باشد. در این مقاله سعی داریم تا درباره‌ی موضوعات زیر اطلاعات کاملی را در اختیار مدیران داروخانه قرار دهیم تا تیم خود را برای رسیدن به اهدافشان تکمیل کنند:
- انتخاب پرسنل
- آشنایی با انواع موقعیت‌های شغلی پرسنل و شرح وظایف هر یک از آنها
- آموزش هایی که لازم است به پرسنل داده شود
ما به چه پرسنلی در داروخانه ی خود نیاز داریم؟
در یک داروخانه نقش های متفاوتی وجود دارد که حضور بعضی از آنها ضروری و بعضی بسته به موقعیت مکانی، میزان فروش و تعداد مراجعین تخمینی داروخانه بستگی دارد. چه بسا که بعضی از این نقش ها را ما میتوانیم با تکنولوژی های جدید پر کرده و هزینه های خود را به حداقل ممکن برسانیم.
تمام نقش‌هایی که در داروخانه می‌توانند حضور داشته باشند، شامل موارد زیر هستند:
- مدیر داروخانه
- دکتر داروساز (مسئول فنی یا قائم مقام)
- سرپرست تکنسین‌ها
- تکنسین دارویی
- تکنسین آرایشی و بهداشتی
- تکنسین مکمل‌های ورزشی
- نسخه پیچ
- صندوقدار
- سرپرست خرید
- سرپرست انبار
- کارشناس IT
- مسئول نظافت
- کارشناس ثبت مستندات (فاکتورها و …)
- کارشناس حسابداری و امور مالیاتی
در هر یک از داروخانه‌های کشور می‌توانید این نقش‌ها را مشاهده کنید. البته معمولا به دلیل کم بودن وظایف، یک نفر مسئولیت چند نقش را برعهده دارد. نکته‌ای که در این باره مهم و قابل توجه هست، این است که با مسئولیت‌های این نقش‌ها آشنا باشیم و بتوانیم به صورت مناسب آن را بین کارکنان تقسیم کنیم.
پرسنلی که برای کار در داروخانه ی خود انتخاب می کنیم چه خصوصیاتی باید داشته باشند ؟
خصوصیات مناسب برای هر پرسنل، بیشتر از هر چیزی بستگی به موقعیت شغلی دارد که برای او در نظر گرفته‌اید. با این حال بر اساس مقاله‌ای تحقیقاتی در جنوب شرق آسیا، مهم‌ترین خصوصیاتی که تمام کارکنان داروخانه باید داشته باشند شامل موارد زیر هست:
- اعتماد به نفس بالا
- اخلاق حرفه‌ای در کارهای داروخانه و مواجهه با بیماران
- قدرت برقراری ارتباط موثر با همکاران و بیماران
- قدرت حل مسئله‌ی بالا
- مسئولیت پذیری و پاسخگویی بابت وظایف
- توجه به انضباط شخصی و شغلی
مسئولیت هر فرد در داروخانه چیست؟
در این قسمت سعی داریم تا مسئولیت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز برای هر یک از موقعیت‌های شغلی در داروخانه را شرح بدهیم.
مدیر داروخانه
برای اینکه به صورت کامل با مسئولیت‌ها و توانمندی‌های مدیر داروخانه آشنا شوید، به مقاله‌ی مدیریت پرسنل داروخانه که توسط تیم تخصصی NeuroBI نوشته شده، مراجعه کنید.
مسئول فنی داروخانه
برخی از وظایف مسئول فنی داروخانه که در آیین‌نامه‌ی تاسیس داروخانه تعریف شده، به صورت زیر است:
مسئولیت‌های حقوقی
- بررسی اخلاقی، قانونی و علمی نسخ و تطبیق با داروهای تحویل داده شده به بیماران
- عرضه داروهای بدون نسخه با رعایت اصول علمی
- نظارت بر ثبت و مستندسازی اطلاعات داروهای مشخص شده در سامانه TTAC
- نظارت بر حصول اطمینان از اصالت کلیه اقلام
- پیشگیری از عرضه اقلام قاچاق، تقلبی و غیرمجاز
- نظارت بر تامین فرآورده‌های سلامت محور از زنجیره قانونی تامین آنها
- هماهنگی با پزشک در صورت نیاز به هر گونه تغییر در نسخه تجویزی
- نظارت بر حفظ شرایط بهداشت محیط داروخانه
سایر وظایف مسئول فنی را با عنوان “خدمات قابل ارائه” در بخش زیر می‌توانید ببینید:
خدمات قابل ارائه
- ساخت، ترکیب و آماده سازی داروها (داروعای ساختنی و …)
- ارائه مشاوره دارویی در دو سطح خصوصی و نیمه خصوصی
- ارائه آموزش‌های لازم به بیماران و سایر مراجعه کنندگان در خصوص محصولات سلامت محور
- مشارکت در برنامه‌های غربالگری و ارجاع بیماران شناسایی شده به پزشک
- پیگیری و پایش برنامه دارویی بیماران مبتلا به بیماری‌های مزمن و غیرواگیر
- تزریق واکسن‌های قابل ارائه در داروخانه
- عرضه تست‌های تشخیصی سریع قابل ارائه در داروخانه و انجام آن در صورت نیاز
- مدیریت ناخوشی‌های جزئی با استفاده از داروها و محصولات سلامت محور بدون نیاز به نسخه
توانمندی‌های مورد نیاز
- تسلط بر مهارت‌های نرم برقراری ارتباط موثر، حل مسئله، کار تیمی و مدیریت استرس
- آشنایی با نحوه‌ی انجام کارها در داروخانه توسط سایر پرسنل
- آشنایی با نرم افزارهای مدیریت داروخانه
- آشنایی با تعرفه‌های بیمه‌ای و قیمت زنی محصولات داروخانه
- تسلط بر اطلاعات دارویی و بانک‌های داده‌های دارویی
- لذت بردن از برقراری روابط اجتماعی
- مهارت‌های ارائه کلامی قوی
- لذت بردن از کار در محیطی که معمولا امکان ترفیع موقعیت شغلی در آن وجود ندارد.
- مهارت برقرار ارتباط با پزشکان اطراف
تکنسین دارویی داروخانه
با توجه به نحوه‌ی انجام کارها در داروخانه، تکنسین‌های دارویی فعالیت‌های مختلفی را در داروخانه انجام می‌دهند. وظایفی که تکنسین دارویی شما باید انجام دهد، شامل موارد زیر می‌باشد:
مسئولیت‌ها
- ثبت نسخ در نرم افزار و بیمه درمانی مربوطه برای بیمار
- قیمت زنی داروها بر اساس نرخ مصوب و پوشش بیمه
- آماده سازی فیش لیست دارو برای نسخه پیچ تا بر اساس آن داروها جمع‌آوری شود.
- ثبت و مستندسازی اطلاعات داروهای مشخص شده در سامانه TTAC
- برقراری ارتباط موثر با بیمار و پاسخ به برخی سوالات (تحت نظر دکتر داروساز)
- انجام فعالیت‌های اجرایی داروخانه مانند کمک در برگزاری جشنواره و …
- بررسی قفسه‌های دارویی برای ارائه گزارش کمبودها به مدیر یا مسئول انبار
توانمندی‌های مورد نیاز
- تسلط بر مهارت‌های نرم برقراری ارتباط موثر، کار تیمی و مدیریت استرس
- تسلط بر نرم افزارهای مدیریت داروخانه
- تسلط بر تعرفه‌های بیمه‌های مختلف و نحوه‌ی قیمت زنی
- علاقه مند به کار تیمی
- قابل اعتماد و دارای اخلاق حرفه‌ای
- داشتن دقت و تمرکز بالا در انجام دادن مسئولیت‌ها
- مسئولیت‌پذیر و پاسخگو بابت مسئولیت‌ها
تکنسین آرایشی و بهداشتی و مکمل داروخانه
این موقعیت شغلی یکی از مواردیست که در میزان فروش و سود داروخانه‌ی شما تاثیر بسیار زیادی دارد. مسئولیت‌هایی که این افراد به خوبی باید انجام دهند، شامل موارد زیر می‌باشد:
مسئولیت‌ها
- ارائه مشاوره حرفه‌ای در خصوص محصولات سلامت محور غیردارویی (با کمک دکتر داروساز)
- قیمت زنی محصولات مورد نظر در نرم افزار مدیریت داروخانه
- برقراری ارتباط موثر برای ارائه خدمات و محصولات به بیماران
- آشنایی با برندهای محبوب و معروف در این دسته از محصولات
- برقراری ارتباط با کسب و کارهای مرتبط در این حوزه که در نزدیکی داروخانه هستند.
- رسیدن به تارگت‌های مشخص شده برای فروش این دسته از محصولات
- تعیین سبد محصولات مورد نیاز داروخانه با توجه به درخواست‌های مراجعه کنندگان
مهارت‌های مورد نیاز
- داشتن دانش کامل و علمی در این حوزه
- تسلط بر مهارت‌های نرم برقراری ارتباط موثر و کار تیمی
- آشنایی با مهارت مذاکره فروش
- استفاده از راه‌های خلاقانه برای افزایش ارائه خدمات
- حداقل سابقه‌ی شرکت در یک دوره‌ی آموزشی مرتبط
- مهارت برقراری ارتباط با ویزیتورهای شرکت‌های پخش
نسخه پیچ
در بسیاری از داروخانه‌های تکنسین‌های داروخانه همان وظایف مربوط به نسخه پیچی را نیز انجام می‌دهند. اما در داروخانه‌های تخصصی مانند داروخانه 13 آبان، افرادی به صورت مشخص برای این فعالیت حضور دارند.
مهم‌ترین مهارتی که این افراد نیاز دارند، سرعت بالا و دقت در انجام کار است. همچنین باید مورد اعتماد باشند و نسبت به اصول فعالیت در داروخانه آشنا باشند.
صندوقدار
شما به عنوان مدیر داروخانه یکی از بخش‌های حیاتی فعالیت داروخانه یعنی دریافت هزینه از بیماران و مراجعه کنندگان را به صندوقدار تفویض می‌کنید.
مسئولیت‌ها
- بررسی محاسبات با تمرکز و دقت بالا
- تهیه و ثبت گزارشات لازم از میزان فروش شیفت کاری و ارائه آن به مسئول مربوطه
- تحویل فاکتورها و رسیدهای پرداخت شده بانکی به قسمت امور مالی داروخانه
- بایگانی کردن تمامی فعالیت‌های انجام شده در پایان هر شیفت کاری
مهارت‌های مورد نیاز
- علاقه مند به کار تیمی
- قابل اعتماد و دارای اخلاق حرفه‌ای
- توانایی، سرعت و قدرت محاسباتی بالا
- مهارت برقراری ارتباط با بیماران و سایر مراجعه کنندگان
سرپرست خرید داروخانه
در وضعیت فعلی اقتصاد داروخانه‌ها، انجام صحیح مسئولیت‌های سرپرست خرید داروخانه تاثیر بسیار زیادی بر مدیریت خرید داروخانه دارد.
مسئولیت‌ها
- بررسی دقیق اطلاعات فروش داروخانه و نیاز بیماران در آن محدوده
- آماده سازی لیست محصولات داروخانه بر اساس سرعت مصرف، میزان سوددهی و دسته بندی آنها
- آماده سازی لیست خرید متناسب با اطلاعات فروش و انبار
- بررسی لیست شرکت‌های پخش دارویی، محصولات آنها و پیشنهادات ارائه شده
- انتخاب بهترین تامین کننده برای داروها و محصولات مورد نیاز داروخانه
- ارائه گزارش از خرید و تاثیر آن بر سود داروخانه به مدیریت
- مذاکره با ویزیتور شرکت پخش برای تامین محصولات در بهینه‌ترین شرایط ممکن
مهارت‌های مورد نیاز
- تسلط بر نرم‌افزار مدیریت داروخانه
- تسلط بر نرم‌افزار Excel
- دارای مهارت مذاکره و متقاعدسازی
- دارای مهارت Documentation و ثبت اطلاعات مالی و مدیریتی مرتبط با خرید داروخانه
- دارای مهارت برقراری ارتباط موثر
سرپرست انبار
بر اساس مصاحبه با مدیران داروخانه، طور متوسط هر داروخانه سالانه 100 میلیون تومان داروی تاریخ انقضا گذشته را امحا میکند. یکی از مهم‌ترین دلایلی که باعث اتمام تاریخ انقضا می‌شود، نبود نظارت صحیح بر انبار و ورود و خروج کالا از آن می‌باشد.
مسئولیت‌ها
- نظارت بر كنترل محموله ها از لحاظ آسیب ديدگي
- ثبت هر محموله يا كالای وارد یا خارج شده
- رعايت شرايط نگهداري دارو
- دقت در رعايت سیستم FEFO/FIFO
- نظارت دقیق بر نگهداري داروهاي مرجوعي و ضايعات و بازخواني (Recall)
- نظارت بر انبارگرداني سالیانه
- آماده سازی لیست محصولات مورد نیاز برای خرید
مهارت‌های مورد نیاز
- تسلط بر نرم‌افزار مدیریت داروخانه
- تسلط بر نرم‌افزار Excel
- برخورداری از نظم و انضباط در ثبت اطلاعات
- دارای مهارت Documentation و ثبت اطلاعات مالی و مدیریتی مرتبط با خرید داروخانه
قبل از استخدام پرسنل داروخانه چه کاری باید انجام دهیم؟
1.بررسی مدارک موردنیاز و رزومه‌ی کاری
از سری مدارکی که به صورت معمول از پرسنل درخواست می شود عبارتند از :
– مدارک و اطلاعات شناسنامه و هویتی مانند نام، نام خانوادگی، نام پدر، کد ملی، شماره شناسنامه و …
– عکس پرسنلی داوطلب
– مدرک و اطلاعات مربوط به سوابق تحصیلی
– آدرس محل زندگی و شماره تماس
– مدارک و مستندات مربوط به سوابق کاری مرتبط
البته با توجه به وجود نداشتن رشته ی دانشگاهی مرتبط به پرسنل موردنیاز داروخانه و آزمون استخدامی تکنسین دارویی ، مدارکی مانند سابقه ی شرکت در دوره های معتبر آموزش تکنسین داروخانه و سابقه ی کاری بسته به نظر مدیر داروخانه اهمیت پیدا می کنند.
2.تعیین حقوق و شرایط کاری
ما هنگامی که می خواهیم نیروی جدیدی را برای داروخانه ی خود به کار بگیریم باید در زمینه ی حقوق دریافتی، مزایای موردنظر، انتظارات ما از نیروی جدید، شرح وظایف و ساعات کاری شفافیت کافی داشته باشیم. حقوق نیروی کار مشغول در داروخانه بر اساس حقوق پایه مشخص شده توسط اداره کار تعیین می شود. همچنین حتما باید به این نکته توجه داشته باشیم مواردی مانند حجم کاری فرد، بیمه، نوع شیفت و سابقه ی کاری فرد بر حقوق دریافتی تاثیر دارد.
3.آموزش نیروی جدید در داروخانه
هر یک از نیروهای جدید نیازمند آموزش‌هایی مرتبط با مسئولیت‌ها و مهارت‌های مرتبط با آن شغل هستند. این آموزش‌ها علاوه بر اینکه سرعت و دقت کارکنان را در پیش بردن وظایف بیشتر میکند، به شما به عنوان مدیر داروخانه قابلیت ارزیابی و تصمیم‌گیری درباره‌ی ادامه همکاری با آنها را نیز می‌دهد.
آموزش‌های مورد نیاز برای پرسنل داروخانه
از اولین مراحل در بکارگیری یک نیروی جدید برای داروخانه ، تدوین برنامه ای مناسب برای آموزش آنها و در عین حال فراهم کردن فضا و موقعیتی برای سنجیدن عملکرد نیروهای جدید است. جزئیات این برنامه باید با شرح وظایفی مشخص شده و مهارت‌های مورد نیاز آن شغل همخوانی داشته باشد.
طول دوره‌های آموزش موجود در ایران معمولا ۲ هفته تا ۲ ماه می باشد، البته با توجه به اهمیت بالای این موضوع در کشورهای خارجی این دوره ۶ ماه تا ۱۲ ماه در نظر گرفته می شود و در انتها تصمیم به استخدام دائمی و ادامه همکاری با نیروی جدید گرفته می شود.
جمع بندی مقاله به همراه توصیه‌های تیم NeuroBI
متاسفانه آموزش‌های مفیدی به صورت تخصصی در حوزه‌ی داروخانه برای پرسنل تاکنون در ایران برگزار نشده است و هر کدام دارای ضعف‌های مربوط به خودشان هستند. از سمت دیگر پرسنل داروخانه تصور می‌کنند با داشتن مدرک این دوره‌ها می‌توانند تمام فعالیت‌ها را به خوبی انجام دهند. هنر شما به عنوان مدیر داروخانه این است که با توجه به مهارت‌های مورد نیاز برای هر مسئولیت، افراد را استخدام کنید و برای رسیدن به بهره وری بهتر آن ها را آموزش دهید.
